acordadas estão sendo satisfeitas
AUDITORIA - CONCEITUAÇÃO
ATIVIDADE FORMAL E DOCUMENTADA EXECUTADA POR PROFISSIONAL HABILITADO
(que não tenha responsabilidade direta na execução do serviço em avaliação)
UTILIZANDO MÉTODO DE COLETA DE INFORMAÇÕES (baseada em Evidências Objetivas e Imparciais)
FORNECE SUBSÍDIOS PARA VERIFICAÇÃO DA EFICÁCIA DO SISTEMA DA QUALIDADE DA ORGANIZAÇÃO
AUDITORIA - REGRAS FUNDAMENTAIS
A AUDITORIA é uma função da GERÊNCIA
Os AUDITORES são QUALIFICADOS para desempenhar suas tarefas.
As MEDIÇÕES são realizadas contra PADRÕES definidos.
As CONCLUSÕES são baseadas em FATOS.
Os RELATÓRIOS de Auditoria se focalizam no Sistema de CONTROLE.
AUDITORIA PODE SER ....
AUDITORIAS DE SISTEMAS
Visam determinar a eficácia e conformidade do sistema da qualidade com os padrões de referência adotados
Podem ser realizadas em todo o sistema (total) ou em elementos do sistema(parcial)
Apresentam como domínio a aplicação e eficácia dos controles do sistema para a gerência eficaz do programa
São conhecidas por vários outros nomes (auditoria de gerência, auditoria operacional, auditoria de programa) e substituições dos termos revisão e avaliação em lugar de auditoria.
Classificação quanto à PROGRAMAÇÃO
AUDITORIAS INTERNAS e AUDITORIAS EXTERNAS
____________________________________________
Inicial de Acompanhamento (ou follow-up) Periódica
Classificação quanto à APLICAÇÃO
AUDITORIA PREVENTIVA:
Evitar a tendência eventual de não atendimento dos requisitos;
Reduzir a quantidade de reparos, retrabalhos ou rejeições;
Verificar a adequação e implementação dos procedimentos;
Implantar ações corretivas e preventivas.
AUDITORIA CORRETIVA:
Levantar as causas, apontar soluções e proceder o “feedback” de informações para corrigir as não-conformidades;
Implantar ações corretivas e preventivas.
PROCESSO DE AUDITORIA
O Ciclo PDCA da Auditoria
A- Atuar corretiva e preventivamente no sistema
P- Preparar e planejar
C- Realizar análise critica sobre o resultado
D- Conduzir e relatar constatações.
COMPONENTES DA AUDITORIA: AUDITADO - AUDITOR - CLIENTE
ATIVIDADES NAS AUDITORIAS
PRÉ-AUDITORIAS:Programação da Auditoria, Planejamento da Auditoria, Preparação da Auditoria, Organização da Equipe de Auditores, Reunião Preliminar e Notificação da Auditoria
DURANTE AS AUDITORIAS:Reunião Inicial, Desenvolvimento da Auditoria, Reunião da Equipe de Auditores e Reunião Final
PÓS-AUDITORIAS:Relatório de Auditoria e Acompanhamento da Solução das Não Conformidades
FASES DO PROCESSO DE AUDITORIA
Programação da Auditoria
Preparação inicial para a Auditoria
Planejamento detalhado
Condução da Auditoria e Avaliação dos fatos levantados
Apresentação dos Resultados
Acompanhamento das ações corretivas.[
FASE DE PREPARAÇÃO
Definir o objetivo da auditoria
Definir o escopo da auditoria
Determinar os recursos utilizados pela equipe
Identificar a autoridade para a auditoria
Identificar as normas de execução a utilizar
Desenvolver uma compreensão técnica do processo a ser auditado
Contactar com os auditados
Fazer uma avaliação inicial dos documentos referentes às exigências mais altas
Desenvolver checklists escritos das necessidades de dados.
FERRAMENTAS BÁSICAS DO AUDITOR (I)
Listas de Verificação (Checklists)
Estudar bem e com antecedência a documentação de referência para elaboração da LV;
Conhecer previamente o local / processo a ser auditado;
Realizar perguntas cujas respostas possam ser comprovadas através de evidências objetivas;
Elaborar as perguntas de forma impessoal e obedecendo uma seqüencia lógica;
Relacionar a pergunta da LV com o item da documentação de referência.
FERRAMENTAS BÁSICAS DO AUDITOR (II)
O QUE? (What)
QUEM ? (Who)
ONDE? (Where)
QUANDO? (When)
POR QUE? (Why)
COMO? (How)
PLANO DE AUDITORIA
O que será coberto em uma auditoria específica ou seqüência de auditorias
Preparado pelo líder da equipe de auditoria
Composição:
Título e nº da Auditoria Membros da Equipe
Auditado Programa Geral
Objetivo Revisão e Aprovação
Escopo
Normas de Execução
Organizações afetadas
Interfaces
FASE DE EXECUÇÃO
Reunião com o auditado
Compreensão dos controles de processo e de sistema
Verificação do funcionamento desses controles
Comunicação entre os membros da equipe
Comunicação com o auditado
FASE DE RELATÓRIO
O relatório é o produto final da auditoria
O relatório deve ter precisão, clareza, concisão, relevância, consistência e comparabilidade
Conteúdo: Introdução e Sumário (itens obrigatórios),Constatações (conclusões adversas), Práticas positivas (realizações notáveis) e anexos (opcionais)
FASE DE ENCERRAMENTO
( Inicia com a emissão do relatório formal)
Avaliação da resposta
Verificação da resposta
Encerramento da Auditoria
Reunião dos registros
Ação Corretiva (Componentes fundamentais da Ação Corretiva)
Identificação do problema e de sua causa
Correção do problema e de sua causa
Garantia de que a solução funciona
CONSIDERAÇÕES IMPORTANTES
IMPLANTAÇÃO DE PROGRAMAS DE AUDITORIAS
Avaliação da organização para a Qualidade
Realização de palestras para a alta administração
Realização do curso de Auditoria
Implantação do Programa de Auditorias
Acompanhamento das atividades de auditorias
Avaliação do programa implantações
QUALIFICAÇÃO DO AUDITOR
Conhecimento do processo a auditar
Conhecimento técnico do processo a ser auditado
Habilidade de comunicação,falada e escrita
PROBLEMAS COMPORTAMENTAIS NAS AUDITORIAS
Associação da auditoria técnica à sindicância
Reversão da auditoria
Pânico
Apatia
Antagonismo interno
Busca de responsáveis
Busca de justificativa
Falta de motivação
Refratariedade
CUIDADOS NA AUDITORIA
Evidenciar objetivamente os fatos
Verificar nos locais de execução
Constatar em conjunto com o auditado
Registrar as informações levantadas
Evitar comparações com outras organizações
Não interromper atividades
Destacar aspectos positivos
Separar aspectos vitais dos triviais
Tratar adequadamente os auditados
Evitar termos genéricos (alguns, muitos etc.)
CARACTERÍSTICAS DE UM PROGRAMA DE AUDITORIA BEM-SUCEDIDA
- Foco nos sistemas
- Auditoria de âmbito completo
- Confiança na inferência
- Parceria com os gerentes operacionais